CO7 leent materiaal uit aan organisaties en privépersonen voor culturele activiteiten binnen de CO7-regio: Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Poperinge, Vleteren en Zonnebeke.
Het materiaal wordt niet uitgeleend voor:
- activiteiten met een louter commercieel doel;
- projecten die geen verband houden met de CO7-regio.
Het aanbod omvat accessoires, audiomateriaal, digitaliseringsmateriaal, educatief materiaal, expomateriaal, projectiemateriaal, promomateriaal, scanners en videomateriaal.
Een gedetailleerd overzicht is raadpleegbaar op de website www.co7.be
Artikel 2 - Aanvraag en bevestiging
Materiaal moet vooraf worden aangevraagd via de website www.co7.be/uitleendienst .
Bij de aanvraag verstrekt de ontlener de volgende gegevens:
- naam van de organisatie, indien van toepassing;
- voornaam en naam van de contactpersoon;
- adres, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon;
- het project waarvoor het materiaal wordt gebruikt;
- het gewenste materiaal en de aantallen;
- de gewenste uitleenperiode, met de ophaal- en terugbrengdatum en de bijbehorende tijdstippen.
Zowel de ophaaldag als de retourdag maken deel uit van de uitleenperiode.
Na goedkeuring door CO7 ontvangt de ontlener een bevestiging per e-mail, met de uitleenovereenkomst als bijlage. Het materiaal kan op de eerste dag van de uitleenperiode worden afgehaald, op het tijdstip dat in het online reservatieformulier werd opgegeven.
Voor het educatieve pakket ‘de Straat van Kaat’, dat via CC Het Perron Ieper wordt gereserveerd, geldt een waarborg van 50 euro. Deze wordt terugbetaald als het materiaal binnen de afgesproken termijn en in perfecte staat wordt teruggebracht. Bij schade dient de waarborg als forfaitaire bijdrage in de kosten.
Artikel 3 - Beschikbaarheid en reservatiebeperkingen
Aanvragen worden behandeld in volgorde van indiening. Wie eerst aanvraagt, krijgt voorrang. Alleen materiaal dat nog beschikbaar is voor de gevraagde periode, kan worden uitgeleend.
Voor de CLIP-expopanelen uit de categorie ‘Expomateriaal’ geldt een maximum van vijf tassen tegelijk per uitlening.
Artikel 4 - Gebruik en verantwoordelijkheid
De ontlener behandelt het materiaal en alle accessoires correct en zorgvuldig, alsof het eigen bezit is. Vóór gebruik leest de ontlener de handleiding en volgt de daarin opgenomen instructies.
Als de ontlener vóór gebruik schade aan het materiaal opmerkt moet daar onmiddellijk melding van gemaakt worden bij CO7.
Het uitgeleende materiaal mag niet aan derden worden overgedragen, uitgeleend of ter beschikking gesteld.
De ontlener is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Bij beschadiging, verlies of diefstal gelden de volgende afspraken:
- De ontlener neemt onmiddellijk contact op met CO7 via [email protected] of 057 34 66 94.
- Bij diefstal doet de ontlener onmiddellijk aangifte bij de politie en bezorgt zo snel mogelijk een kopie van het proces-verbaal aan CO7.
- Bij schade voert de ontlener zelf geen herstellingen uit.
Bij schade of tekortkomingen aan het materiaal worden de herstellingskosten aangerekend op basis van de reparatiefactuur. Schade die na de teruggave wordt vastgesteld, wordt zo snel mogelijk aan de ontlener gemeld.
Bij bewezen overmacht, zoals diefstal, brand of waterschade, wordt de huidige restwaarde van het materiaal aangerekend. Normale onderhoudskosten zijn ten laste van CO7.
Artikel 5 - Uitleenperiode en verlenging
De ontlener brengt het materiaal terug binnen de afgesproken uitleenperiode.
Voor materiaal uit de categorieën ‘Digitaliseringsmateriaal’, ‘Educatief materiaal’ en ‘Scanners’ bedraagt de uitleenperiode maximaal vier opeenvolgende weken. Deze beperking geldt zodra het materiaal tot minstens één van deze categorieën behoort, ook wanneer het daarnaast in een andere categorie wordt aangeboden.
Een verlenging is mogelijk na uitdrukkelijke goedkeuring door CO7. Dit geldt ook voor een verlenging van de maximale uitleenperiode van vier weken.
Voor elke verlenging gelden de volgende voorwaarden:
- De verlenging wordt minstens twee werkdagen vóór de afgesproken einddatum bij CO7 aangevraagd en door CO7 goedgekeurd.
- Het materiaal is voor de gevraagde verlengingsperiode nog niet door iemand anders gereserveerd.
Een aanvraag geeft niet automatisch recht op een verlenging. Zonder goedkeuring blijft de oorspronkelijke einddatum gelden. Bij goedkeuring wordt een nieuwe einddatum afgesproken.
Artikel 6 - Teruggave en opbergen van materiaal
De ontlener brengt het materiaal volledig en zorgvuldig opgeborgen terug, in dezelfde staat en op dezelfde manier als waarin het bij de ingebruikname werd aangetroffen.
Daarbij gelden de volgende afspraken:
- Alle meegeleverde onderdelen, accessoires en verpakkingen worden terugbezorgd.
- Elk onderdeel wordt op zijn oorspronkelijke plaats opgeborgen.
- De bijbehorende vakken, zakjes, tasjes, doosjes en koffers worden opnieuw voor de juiste onderdelen gebruikt.
Deze afspraak geldt voor alle uitgeleende toestellen, materialen en pakketten. Ernstige inbreuken hierop worden gelijkgesteld aan materiaalschade.
De ontlener controleert vóór de teruggave of alles aanwezig en correct opgeborgen is. Ontbrekende of beschadigde onderdelen worden onmiddellijk aan CO7 gemeld, overeenkomstig artikel 4.
Artikel 7 - Privacy
CO7 geeft veel om jouw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening en het verbeteren van deze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over ontleners en hun gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Ons privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website van de uitleendienst en de daarop ontsloten dienstverlening.
Onze privacyverklaring kun je altijd online raadplegen.
Door een account aan te maken en materiaal te reserveren verklaart de ontlener onze privacyverklaring gelezen te hebben en daarmee akkoord te gaan.